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如何讓分散的檔案與具體的業務產生互動和化學作用，讓業務帶動檔案的積累，讓檔案反哺和拓展業務，是檔案管理系統能為組織解決的很重要的問題。
1.作為反映組織發展和運行中的發展記憶、經驗和成果的檔案，如何實現集中統一管理，避免因人員流失或時間推移而丟失記憶。
2.檔案有序管理后，檔案如何在組織內部傳播和利用，不會出現丟失、不規范利用造成的損壞、惡意擴散造成的損失等管理風險。
檔案是企業很規范的知識內容，是企業管理和發展的重要基礎，承載著企業的成長過程和經驗，是具有參考價值和促進發展創新的重要資料。檔案管理系統支持檔案管理全過程的信息處理，包括檔案收集、移交接收、歸檔、保管管理、借閱利用、研發分發等。同時逐步將業務管理模式轉變為服務管理模式，服務管理是業務管理的基礎，為企業決策提供重要的參考價值。
專業檔案管理系統的優勢：
1.數據庫存儲：與一般系統不同，數字文檔存在于數據庫中，無法在計算機目錄中查看。
2.批量處理能力：可批量創建、錄入、上傳，支持紙質文件從掃描、錄入、上傳一體化處理。
3.簡化歸檔：電子案例文件還可以啟動流程以實現協作歸檔。
4.存儲位置：可以兼顧物理文件和數字文件的統一管理，記錄文件的存儲位置。
