高?；鶎訉W院不是立檔單位，每年按規定向學校檔案館移交需永 久保存的檔案?；鶎訉W院對檔案工作普遍缺乏系統的科學認識，紙質檔案根據業務流程分散在各個業務部門，電子文件缺少妥善保管?；鶎訉W院依托數字化辦公環境，做好重要檔案材料單套制管理，對于有效改善當前檔案管理分散、無序的現狀具有重要意義。

　　1. 電子檔案單套制的內涵

　　電子檔案單套制是相對于雙套制提出的。雙套制是同一份文件的電子和紙質版本共同處于儲存和可利用狀態[1]，而單套制指僅以電子形式保管文件，不再生成紙質檔案。

　　2. 基層學院開展電子檔案單套制管理的基礎條件

　　2.1 基層學院對檔案管理工作的重視程度得到加強?；鶎訉W院檔案管理工作不受重視的原因之一是由于基層學院非立檔單位，且學院生成的檔案對學校整體工作來說價值不大，因此相關人員對檔案的管理積極性不高，存在倦怠情緒。近年來，隨著高校各項工作標準化、規范化要求日漸提高，基層學院逐漸意識到除移交檔案館的檔案外，其他檔案對學院的信息化建設工作和日后的查考利用同樣具有重要價值。同時，“十三五”規劃中明確提出要加快電子檔案管理水平，在有條件的部門開展電子檔案“單套制”“單軌制”管理試點[2]，這預示著單套制將成為未來檔案管理的發展趨勢。

　　2.2 原生數字檔案管理的大量產生。隨著國家對電子政務和無紙化辦公的廣泛推行，基層學院在財務管理、教學管理、科研管理、資產管理等工作中生成了大量的原生電子檔案，將這些電子檔案全部紙質化是不科學且不現實的，而且檔案在流轉過程中也基本依靠數字信息系統，不再有紙質檔案的產生。在此環境下實行雙套制是人力、物力和財力的極大浪費[3]，單套制管理已經成為一個必然選項。

　　2.3 信息管理技術不斷完善。隨著科學技術的發展，基層學院辦公信息化水平取得顯著進步，信息管理系統、計算機軟硬件設備、外存儲設備的功能和性能不斷提高，電子文件之間的流轉、備份、格式轉換和存儲利用規范化、信息化程度持續提升。此外，信息加密、身份認證、防火墻等技術的廣泛應用，為檔案的長期可用創造了條件，實行單套制管理的技術條件已經成熟。

　　3.電子檔案單套制管理的主要工作

　　3.1 完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度建設。制度建設是實現單套制管理的前提?；鶎訉W院應參考最 新修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)中對單套制管理的相關規定，結合本學院的實際情況，確立單套制管理的相關細則，明確電子檔案歸檔的時間、范圍和具體要求、元數據收集標準、鑒定標準、安全管理等內容，保證電子檔案與紙質檔案地位平等。還應根據學院電子檔案的特性，考慮是否需要擴大歸檔范圍、縮短保管期限等，為電子檔案單套制管理的實現提供制度支撐。

　　3.2 將電子檔案管理系統嵌入到數字化辦公系統。技術是實現單套制管理的手段。要將電子檔案系統嵌入到數字化辦公系統，用一套系統既實現辦公，又實現電子檔案的全程管理。在這一過程中，首先應保證系統之間的無縫銜接，讓檔案在收集、整理、保管、利用的各個環節都能通過數字化辦公系統直接對接到電子檔案管理系統，省去系統之間的轉換過程，確保檔案來源真實、結構完整、安全可靠;其次要利用數字簽名、電子印章、管理日志等技術，明確權責范圍，增強各部門對檔案的信任和認同，實現對電子檔案整個生命周期的全程管理;此外，要定期對檔案的數量、質量等指標進行審查、監控和修正，確保檔案能夠長期利用[4]。

　　3.3 加強檔案管理人才隊伍建設。人才是實現單套制管理的保障?；鶎訉W院一方面要轉變檔案工作者的管理意識，讓其認識到單套制管理的價值和意義，養成單套制管理習慣;另一方面要提升人員的技術水平，定期開展職業技能培訓，學習信息系統管理辦法，培養出適應學院檔案管理工作的高水平人才。

　　4. 未來實施中應注意的要點

　　4.1從技術、制度和人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。要從技術、制度、人員等方面切實保障電子檔案的完整安全。技術上，要建立完善的電子檔案保管鏈。為實現電子檔案的長期可用性，需要采用開放性的描述語言對檔案進行封裝，并完成格式轉換和數字遷移，防止因技術、格式的問題讓檔案失效。電子檔案對系統具有高度依賴性，易受到設備老化、